Solution mise en place
Thierry Verdier a tout d'abord travaillé sur la structure de la solution avec l'aide d'un développeur FileMaker. Puis, l'approche intuitive de FileMaker Pro lui a très rapidement permis de continuer seul le développement de sa base.
« Au départ, j'ai développé une base de données candidats afin de répertorier les coordonnées, les informations du curriculum vitae (études, parcours professionnels etc.), la lettre de motivation ainsi que les détails de l'évaluation du candidat faite par le consultant de 1001 Talents. Puis, de façon quasi similaire, j'ai mis en place le CRM clients/prospects, c'est-à-dire l'ensemble des contacts 'entreprises' qui recrutent », commente M. Verdier.
D'abord utilisée comme une simple base de données, la solution est aujourd'hui un véritable outil de gestion intégré pour le cabinet de recrutement, comprenant de nombreuses fonctions telles que : automatisation des tâches, extraction automatique et interprétation des informations, mise en page automatisée, analyse sémantique des CV, portail Internet clients, etc.
« FileMaker permet de faire tellement de choses que j'ai pu naturellement enrichir la solution de nouvelles fonctions, apportant aujourd'hui au cabinet un système très complet », souligne M. Verdier.
La base de données FileMaker permet désormais de gérer les missions de recrutement dans leur intégralité.
La partie CRM 'Clients' a été conçue pour permettre aux consultants de 1001 Talents d'établir directement les contrats pour les clients, de prospecter, de faire des statistiques, de facturer et de gérer les paiements de façon rapide et autonome. « à partir du CRM 'clients', les consultants et moi–même pouvons communiquer automatiquement à nos clients les dossiers des candidats avec les évaluations des consultants et les lettres de motivation », souligne M. Verdier.
FileMaker leur sert en plus d'outil d'extraction et d'interprétation de l'information : « À partir des données de notre base FileMaker, les consultants et moi–même sommes capables d'extraire automatiquement des informations clés telles que : un code postal, un téléphone portable, une adresse email, un niveau d'étude, un type d'école, etc... », commente M. Verdier.
Afin de faciliter les tâches de suivi et de reporting, Thierry Verdier a développé une fonction de mise en page automatisée permettant de créer des rapports d'interview au format PDF ou de générer automatiquement une lettre type en fonction de certaines informations présentes ou non dans un CV ou dans une fiche client. « Pour cet outil de mise en page, j'ai notamment développé un script qui calcule le nombre de lettre par ligne et le nombre de ligne par page, ce qui permet d'obtenir instantanément un document propre et bien présenté », explique-t-il.
M. Verdier a également mis en place des outils d'analyses sémantiques des CV qui permettent à l'équipe de 1001 Talents d'extraire toutes les informations importantes avec un minimum d'erreurs et de les saisir automatiquement dans les champs correspondants.
« Enfin, grâce à la Publication Web Instantanée, j'ai intégré des questionnaires en ligne pour évaluer les candidats », ajoute M. Verdier. Désormais, chaque appel de mission de recrutement débouche sur la création d'un questionnaire d'évaluation avec tests de personnalité que le candidat rempli en ligne via un accès sécurisé. La centaine de questions est ensuite automatiquement dépouillée, puis les résultats sont intégrés à la base de données FileMaker afin d'être accessibles aux clients.
« Nous avons créé un véritable portail Web pour nos clients. Ainsi, chacun d'eux peut se connecter avec son login et son mot de passe et accéder à un tableau de bord interactif sur lequel il peut visualiser les CV et les lettres de motivation des candidats, consulter les évaluations et intervenir dans les fiches candidats en y apportant des commentaires, des classements etc. », explique M. Verdier. Il ajoute : « Cet outil de gestion interactif sur Internet est une plateforme de communication directe avec nos clients »
