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Acorn Rentals

« Dès que nous avons découvert l'existence de FileMaker Go for iPad, nous avons abandonné notre ancienne solution mobile, bien trop complexe et onéreuse, pour profiter des avantages de cette application performante. », explique Aaron Martin, responsable national des opérations pour le compte d'Acorn Rentals.
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Acorn Rentals

Une société de location de voitures accroît la satisfaction de ses clients avec FileMaker Go for iPad.  

Fini le temps de la paperasserie pour Acorn Rentals. La société accélère la mise à disposition de ses voitures de location au moyen d'une solution mobile révolutionnaire.

En quelques mots

  • Une société spécialisée dans la mise à disposition de voitures de location devient plus efficace en équipant ses chauffeurs d'une solution mobile

Secteur

  • Petites entreprises : Remplacement de véhicule, temporaire et sans frais, pour les victimes d'un accident de la route

Solutions

  • Création d'une solution iPad en quelques jours seulement avec FileMaker Go for iPad, après plusieurs mois passés à tenter de développer une solution mobile propriétaire

Avantages

  • Expérience client renforcée, réduction des charges administratives, augmentation de la productivité des chauffeurs et diminution des coûts informatiques permanents
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Problématique

Acorn Rentals ( www.acornrentals.com.au ) propose à ses clients des voitures de location après un accident de la route. Les chauffeurs de la société Acorn Rentals, équipés d'iPad, utilisent désormais FileMaker Go. Ils sont ainsi en mesure de proposer à leurs clients non seulement un véhicule, mais aussi une meilleure expérience.

Habituellement, les chauffeurs de la société Acorn Rentals se déplacent pour mettre un véhicule de location à la disposition de leurs clients, au niveau de l'atelier de réparation. En possession d'un iPad exécutant FileMaker Go, ils peuvent saisir les informations du client et du véhicule directement dans la base de données de la société, à son siège. Le client reçoit alors un exemplaire de la documentation par email.

Les clients dans l'attente d'une voiture de location souhaitent un remplacement aussi vite que possible pour poursuivre leurs activités. L'iPad remplace à la perfection le traditionnel bloc-notes et met un terme à l'utilisation des formulaires et des photocopies. Il évite d'avoir à ressaisir des données, ainsi qu'il facilite et accélère l'expérience d'ensemble qu'en retirent les clients.

« Dès que nous avons découvert l'existence de FileMaker Go for iPad, nous avons abandonné notre ancienne solution mobile, bien trop complexe et onéreuse, pour profiter des avantages de cette application performante. », explique Aaron Martin, responsable national des opérations pour le compte d'Acorn Rentals.

Pour Acorn Rentals et ses clients, les avantages de l'adoption de l'iPad et de FileMaker Go sont d'une évidence absolue : temps de mise sur le marché réduit d'une solution iOS avancée, productivité améliorée, coûts réduits et satisfaction des clients renforcée.

« Avec FileMaker Go, nous proposons désormais à nos clients une expérience sans précédent par rapport à celle des autres sociétés australiennes de location de véhicules et ce, sans investissement majeur en termes de développement et sans matériel spécialisé », mentionne Aaron Martin.

 

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FileMaker Go for iPad ou la fin des formulaires papier

Quand l'extension d'une solution FileMaker éprouvée pour l'iPad rime avec gains de productivité

Implantée à Sydney, en Australie, Acorn Rentals est une société spécialisée dans la mise à disposition gratuite de voitures de location auprès d'accidentés de la route, dès lors que leur responsabilité n'est pas engagée. Les victimes évitent ainsi les tracasseries et n'ont aucun frais à avancer.

Acorn Rentals propose depuis 20 ans ses services de location sur le territoire australien. Le siège social de la société utilise FileMaker Pro au quotidien. Il s'agit notamment pour lui de stocker des informations client, des données concernant l'assurance et la mise à disposition et même des notes horodatées et des saisies quotidiennes de toutes les actions menées. La société utilise également FileMaker pour planifier les mises à disposition et les récupérations de véhicules.

Avec l'avènement des appareils mobiles intelligents de type iPad et iPhone, il est devenu évident pour cette société qu'elle pouvait exploiter les fonctionnalités d'un composant mobile dans sa solution FileMaker. Actuellement, Acorn Rentals propose des véhicules sur plus de 250 sites, dans tout le pays. Auparavant, les agents mettant ces véhicules à disposition utilisaient lors de leurs déplacements des formulaires imprimés pour recueillir les informations nécessaires au contrat et à l'assurance. Ils devaient ensuite retourner au dépôt pour saisir manuellement ces informations dans la base de données FileMaker Pro de la société.

FileMaker Go for iPad peut offrir une vraie mobilité, avec un minimum d'efforts.

— Michael Costin, responsable de compte au niveau national, Acorn Rentals
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Chez Acorn Rentals, les saisies en double des données des clients font désormais partie du passé

Des saisies manuelles et des kilomètres supplémentaires parcourus

Renseigner des formulaires papier puis ressaisir les informations collectées de retour au bureau demandait beaucoup de temps. De plus, cette saisie supplémentaire des données ne faisait qu'accroître les possibilités d'erreurs.

Le système ne bénéficiait pas non plus de fonctionnalités de localisation GPS. Il était ainsi tout simplement impossible de déterminer exactement la distance séparant un chauffeur et une voiture disponible d'un client dans l'attente. La coordination des récupérations et des mises à disposition intervenait une fois les agents de retour au dépôt, lorsqu'ils mettaient à jour leurs données dans le système FileMaker Pro, soit davantage de kilomètres parcourus et des clients qui devaient souvent attendre plus longtemps qu'un véhicule soit mis à leur disposition.

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Le personnel d'Acorn Rentals dispose d'un accès intégral à distance à la base de données FileMaker

Développement iOS simplifié

Acorn Rentals, qui a ressenti pour cette solution un besoin immédiat et a envisagé ses nombreux avantages potentiels, a ainsi demandé à une société tierce de développer pour elle une solution mobile de location de voitures. Toutefois, cette tâche s'est révélée coûteuse et complexe d'un point de vue technique. Acorn Rentals a alors entendu parler de FileMaker Go for iPad, une solution qui permettrait aux chauffeurs mettant les véhicules à disposition, de saisir les détails nécessaires à la location directement sur leur iPad, sur site, et de mettre à jour en temps réel toutes ces informations dans la base de données hébergée sur le serveur. Michael Costin, responsable de compte au niveau national pour le compte d'Acorn Rentals, a alors organisé une démonstration rapide de FileMaker Go for iPad. « Nous avons été immédiatement impressionnés par les possibilités, la puissance et la convivialité de cette solution », raconte-il. « Utiliser FileMaker Go revient à utiliser FileMaker Pro au bureau, la seule différence étant l'écran légèrement plus petit de l'iPad. Nous avons choisi la solution FileMaker Go for iPad pour la facilité avec laquelle elle permet de saisir les données sur l'écran de l'iPad, pour son intégration simplifiée avec FileMaker Pro et son importante mobilité. »

Michael Costin ajoute que la mise en œuvre de FileMaker Go for iPad s'est révélée évidente. « Pour configurer FileMaker Go à sa réception, nous avons simplement dû saisir notre adresse IP et ouvrir un port sur notre serveur », explique-t-il. « Les agents mettant les véhicules à disposition des clients ont immédiatement et intégralement eu accès à notre base de données FileMaker Pro, quel que soit l'endroit où ils se trouvaient sur le terrain. Nous avons ensuite dû procéder à quelques modifications de mise en page et créer un script pour insérer les signatures électroniques des clients dans tous les documents. Rien de plus. »

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Acorn Rentals affirme que la configuration de FileMaker Go a été simple et évidente

Réduction des charges administratives, meilleur service client

Grâce à FileMaker Go for iPad, les chauffeurs bénéficient d'un accès intégral à distance à la base de données d'Acorn Rentals et peuvent saisir les détails de chaque client et véhicule. « L'installation de FileMaker Go for iPad nous a étonnamment surpris », explique Aaron Martin. « Cette solution possède l'apparence et la convivialité de FileMaker Pro que nous utilisons au bureau, ce qui rend toute formation inutile. »

En automatisant les agents sur le lieu même de leur interaction avec les clients, l'expérience que ces mêmes clients en retirent n'en est que meilleure.

Avec FileMaker Go, les chauffeurs peuvent désormais saisir tous les détails de la transaction directement sur leur iPad. Les informations sont synchronisées instantanément avec la base de données FileMaker Pro de la société, sur un réseau 3G. Le client reçoit un exemplaire de la documentation par email. La société économise sur les coûts d'impression des formulaires tout en garantissant l'exactitude des détails fournis, un aspect important de ses relations au quotidien avec les compagnies d'assurance.

Dans la mesure où le système mis en place est basé sur l'iPad, les chauffeurs et les responsables possèdent désormais une visibilité sur les locations de véhicules grâce à la fonction « Localiser mon iPad » proposée via MobileMe. « Nous l'utilisons pour localiser nos chauffeurs. Nous savons ainsi quand ils doivent revenir au dépôt et la distance les séparant de leur lieu de livraison », précise Aaron Martin. « De même, si un chauffeur attend qu'un autre chauffeur le récupère, il peut voir la distance qu'il lui reste à parcourir. »

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Retour sur investissement rapide

Selon les dirigeants d'Acorn Rentals, les dépenses initiales engagées pour l'achat des iPads seront rapidement rentabilisées. Ils espèrent réaliser en moins de trois mois des économies sur les coûts et les délais de gestion, ainsi que sur les consommables, tels que le papier et les cartouches d'encre.

« Après l'achat initial des iPads qui équipent désormais nos chauffeurs, la prise en charge de FileMaker Go for iPad n'a occasionné aucun frais supplémentaire important », explique Michael Costin. « L'unique autre coût supporté est celui du transfert des données sur le réseau 3G, une dépense modique. » Cette nouvelle solution aide également à accroître les revenus de la société. Michael Costin, qui est responsable des ventes de services pour le compte d'Acorn Rentals, peut utiliser FileMaker Go for iPad pour accéder à la base de données de la société lors de ses déplacements. Il peut ainsi savoir si des ateliers de réparation ont utilisé les services de la société dans une certaine zone. A partir de là, il peut leur rendre visite afin de développer les activités de l'entreprise, de renforcer les relations existantes ou d'en créer de nouvelles.

« FileMaker Go for iPad peut offrir une vraie mobilité, avec un minimum d'efforts », souligne Michael Costin. « La création d'un projet mobile de toutes pièces, par une société tierce, est apparue comme une entreprise bien complexe alors que nous avons pu acheter les iPads, les équiper de FileMaker Go for iPad et commencer à les utiliser sur le champ, et ce, sans apporter de modifications majeures à notre système FileMaker Pro existant. »

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

Contact Acorn Car Rental :

Aaron Martin
National Operations Manager
Acorn Rentals
www.acornrentals.com.au
1300 22 67 67