Solution mise en place
C'est Patrice Mas, chargé à l'époque de l'informatique, qui a fait connaître le logiciel de base de données FileMaker Pro au sein de Bleu Citron : « J'avais travaillé avec FileMaker il y a bien longtemps, dans le cadre de ma passion pour la musique, c'était alors la version 3. à l'époque, FileMaker me servait essentiellement à gérer les coordonnées de mes contacts et à traiter divers documents de type contrats et factures », raconte-t-il. « Au vu de nos besoins chez Bleu Citron, j'ai tout de suite pensé que FileMaker serait parfaitement adapté à la situation ».
Monsieur Mas s'est donc chargé du développement avec FileMaker, en prenant soin d'intégrer dès la conception de la solution toute la chaîne de procédures spécifiques aux activités de Bleu Citron.
Il explique : « Nous travaillons en plusieurs étapes de la façon suivante : une fois que le cachet de l'artiste est négocié, la date et la salle réservées, nous avons toute une série de documents à éditer, précontrat et déclarations diverses, etc. Toutes ces informations sont saisies dans la base " Spectacle ", qui est elle-même liée à la base " Billetterie " ».
La base « Spectacle » comprend tous les détails de l'événement tels que la date du spectacle, la salle réservée, le nom du producteur, les tarifs proposés, les horaires, etc. La base « Billetterie » recense une dizaine de fiches clients par spectacle, qui représente l'ensemble des points de vente des billets.
Patrice Mas ajoute : « Dans la base Billetterie, nous avons également mis en place un système de fiches qui nous permet de savoir à la fois quels sont les points de ventes pour un spectacle, et quels sont tous les spectacles en vente sur un point de vente ».
La base Billetterie est elle-même liée à une base « Paiement » qui traite tous les ordres bancaires des événements.
Patrice Mas a également mis en place un système de calculs lui permettant d'établir des statistiques régulières sur l'activité billetterie.
« Deux fois par semaine, nous appelons les points de ventes pour évaluer les ventes de billets. Grâce à FileMaker, nous pouvons facilement établir des courbes de progression et assurer un suivi régulier des quotas de billets », souligne t-il.
Bleu Citron utilise aussi FileMaker pour sa deuxième activité, le management des artistes en tournée. Présentée sous forme d'outil de prospection, la base de données permet de gérer les suivis d'appels et les relances. Une fois la date de tournée vendue, la base est à nouveau enrichie pour traiter l'organisation de cette date et assurer le suivi des clients, des contrats, des demandes de matériels de promotions et des informations utiles aux concerts (horaires, contacts techniques...).
« Avec cet outil, nous travaillons avec les régisseurs des groupes qui ne sont pas physiquement présents mais qui se connectent à distance pour réunir les informations, les modifier et les enrichir », explique Patrice Mas.
Enfin, FileMaker est également utilisé au sein du service administratif de Bleu Citron pour la gestion du courrier, des emails, des fax, de la facturation et pour l'édition des contrats.
