Solution mise en place
En réponse à ces différentes problématiques, Sébastien Hoff, Directeur du Développement Internet de Media Overseas, a développé Supervisor, une solution sur mesure d'information de traitement des commandes sous FileMaker.
Spécialement conçu pour répondre aux besoins de chacun des acteurs intervenant dans le cadre d'une commande et de son expédition, Supervisor est un outil permettant de suivre précisément l'état de traitement des commandes en cours. Apportant une réactivité sans précédent, la solution Supervisor permet aujourd'hui à MultiTV Afrique d'offrir un meilleur service à ses collaborateurs et distributeurs pour un cycle de vente plus efficace et de meilleure qualité.
« Supervisor n'a pas été pensé pour faire le travail du Service Logistique, ni pour redéfinir les composantes de notre métier. Cette solution nous a en revanche permis de formaliser certaines procédures en interne et de donner, en temps réel, un même niveau d'information », précise Jean-Pierre Vient, Directeur Technique de MultiTV Afrique.
Au sein de MutliTV Afrique, chacun des acteurs intervenant dans le cadre d'une commande et de son expédition est désormais en mesure de suivre en ligne, pas à pas et en temps réel, le circuit d'acheminement de la marchandise au cours des différentes étapes qui mènent au stock du distributeur (destination intermédiaire, destination finale, dédouanement, arrivée en stock). La communication entre les services est ainsi simplifiée pour une meilleure efficacité.
« Notre problématique principale consistait à réaliser une interconnexion fiable entre le service Commercial, le service Logistique et le service Facturation. Supervisor facilite aujourd'hui considérablement le partage de l'information : lorsque nous avons un distributeur en ligne, chacun des membres des différents services est désormais en mesure de lui indiquer immédiatement l'état d'avancement exact de sa commande », explique Sébastien Hoff, Directeurde l'Internet et des Nouvelles Technologies du Groupe Media Overseas et concepteur de l'application Supervisor.
Les distributeurs sont également systématiquement tenus informés par email à chaque nouvelle étape de traitement de la commande. « La solution nous permet d'offrir à nos distributeurs une qualité de service sans précédent. Disposant désormais en temps voulu des informations relatives, par exemple, à la date d'arrivée des marchandises, ils sont aujourd'hui plus sereins », précise Erwan Luherne, responsable de zone au sein de Multi TV Afrique.
L'envoi semi-automatisé d'emails aux distributeurs induit également de précieuses économies : plus besoin en effet d'envoyer une multitude de fax à l'international !
