Témoignage FileMaker - Société Cifap

Société Cifap

Cifap est un organisme de formation continue spécialisé dans les métiers du cinéma, de l'audiovisuel, des médias, du web, du spectacle vivant et de la musique.

Cifap, que Jean-Michel Imbach a intégré dès sa création en 1997, s'est positionné comme centre de formation continue à destination d'un public de salariés d'entreprise, d'intermittents du spectacle et de professionnels étrangers, tout en développant une activité de formation initiale à travers deux filiales : Cifacom, qui propose des prépas, des BTS et des bachelors dès le niveau bac dans le domaine du graphisme, de l'audiovisuel, du web et de la 3D, et Hétic, la grande école de l'internet (en partenariat avec l'ECE Paris). Cifap et ses filiales font maintenant partie du groupe Studialis, réseau d'écoles d'enseignement supérieur qui rassemble 14 000 étudiants en France .

Cifap stricto sensu dispense près de 100 000 heures-formation par an et est aujourd'hui le 1^er acteur de formation en France pour les intermittents du spectacle.

En quelques mots

Spécialisé dans les métiers du cinéma, de l'audiovisuel, des médias, du web, du spectacle vivant et de la musique, Cicaf s'est positionné comme centre de formation continue à destination d'un public de salariés d'entreprise, d'intermittents du spectacle et de professionnels étrangers, tout en développant une activité de formation initiale à travers deux filiales : Cifacom, qui propose des prépas, des BTS et des bachelors dans le domaine du graphisme, de l'audiovisuel, du web et de la 3D, et Hétic, la grande école de l'internet.

Secteur

Culture & Loisirs

Solutions

La solution FileMaker mise en place est un progiciel de gestion intégré qui sert également de système de gestion clients. Ainsi, la base de données FileMaker traite tout, depuis la saisie du formulaire de candidature en ligne, jusqu'à la réalisation de la formation du client.

Avantages

Boîte à outil sophistiqué mais très facile à mettre en oeuvre
Guain de productivité

Problématique

L'objectif de M. Imbach, Directeur des Opérations de Cifap, était de mettre en place un progiciel de gestion intégré qui serve également de système de gestion clients.

« C'est avec l'aide d'un développeur extérieur, David Julot, que j'ai développé tout notre système FileMaker », explique M. Imbach. « FileMaker est apparu comme la solution idéale à mes attentes car il m'a permis, moi qui suis non-informaticien, de développer ma propre base de données qui corresponde à mes besoins, et donc à ceux de l'entreprise. Une solution qu'aucun prestataire extérieur n'est arrivé à m'apporter ».

Solution mise en place

Reliée au site internet de Cifap, la base FileMaker traite tout, depuis la saisie du formulaire de candidature en ligne, jusqu'à la réalisation de la formation du client. « La base de données FileMaker est un peu faite comme un entonnoir, on commence par la candidature d'un prospect, puis on procède à l'inscription et au financement du stage et enfin on termine sur la réalisation du stage », explique M. Imbach.

Base commerciale

FileMaker gère tout le processus de recrutement, en traitant l'ensemble des données des prospects intéressés par des formations.

Les données saisies sont acheminées vers les commerciaux de Cifap et sont automatiquement importées dans un fichier commercial de projet de stage. Chaque fiche de candidature contient toutes les actions qui vont être menées pour assurer le suivi du dossier, actions représentées par des champs à compléter ou par des boutons à cliquer.

Par exemple, pour un prospect intermittent qui a un projet de formation, le commercial crée une fiche, définit un projet de stage et qualifie son statut (stagiaire confirmé, stagiaire inscrit, ancien stagiaire, etc.). « Un certain nombre d'actions, comme des actions de relances, vont ensuite s'inscrire sur la fiche. Par exemple : des rendez-vous à programmer par des responsables pédagogiques qui vont être informés de leur planning via FileMaker ».

Toute la communication avec un prospect ou un client va être notée sur la fiche. Le commercial et les responsables pédagogiques ont ainsi tout le détail des actions réalisées ou des actions à faire.

« Toute communication personnelle envoyée par email à un prospect laisse une trace dans son historique et devient une action à traiter comme par exemple 'répondre à cet email', 'voir cette réponse'... »

« Tout le processus commercial génère ensuite un certain nombre de documents 'étapes', comme des attestations d'inscription, des attestations d'entrée en stage, des CV, des photos,... FileMaker stocke toutes sortes de documents différents ».

Les commerciaux peuvent faire des requêtes, via par exemple, des e-mailing ciblés ou des formulaires automatiques. L'envoi de courriers libres a également été automatisé.

Outil Analytique

Sur ces projets de stage, vont être incrémentées des notions financières.

La fiche 'projet de stage', qui se transforme par la suite en fiche 'stage', comporte un certain nombre de critères, par exemple, le nombre de jours pour exprimer la durée d'un stage. Ces critères vont permettre de définir le coût du stage : « Lorsque l'on renseigne des données financières sur des fiches de stage, cela génère d'autres tableaux de bord ou d'autres outils qui consolident les financements de chaque participant ». Cette fiche financière de stage permet de mesurer la rentabilité d'un stage et de décider de l'intérêt de le maintenir, ou non, en fonction des objectifs : « Tout est géré en centre de profit. C'est en quelque sorte un compte d'exploitation simplifié prévisionnel avec des ratios ».

La solution FileMaker de Cifap contient également une base Intervenants qui gère les salaires des intervenants et une base Logistique qui gère la disponibilité des salles de formations et répertorie tout le matériel du centre (caméras, projecteurs, etc.). « La base logistique nous permet d'avoir une vision de la disponibilité du matériel et de le planifier sur un stage en déterminant qui peut l'utiliser et à quel moment », explique M. Imbach.

Avantages utilisateurs

Grâce à FileMaker, il y a une relation constante avec les stagiaires, les commerciaux, les responsables pédagogiques et les intervenants extérieurs de Cifap.

« FileMaker permet de gérer la société de façon globale. C'est à la fois un CRM, un ERP, un outil de gestion des matériels, un outil de communication, etc. », souligne M. Imbach. « C'est une boite à outil sophistiquée mais tellement facile à mettre en œuvre ! »

« Grâce à FileMaker, nous avons une mémoire totale de tout ce qui se passe ! ». La base de données FileMaker est actualisée en permanence avec un ensemble de données prévisionnelles sur l'année à venir, ce qui permet d'anticiper et de mettre en place très vite les actions commerciales utiles.

Des historiques financiers, sous forme de graphiques, permettent aux responsables pédagogiques et aux commerciaux de connaître avec précision le suivi financier de Cifap et de leur déléguer de nombreuses prises de décisions.

« FileMaker est la colonne vertébrale de Cifap ! » souligne M. Imbach, pour qui FileMaker a grandement facilité le travail. « Sans FileMaker, nous aurions été obligé d'être deux fois plus nombreux pour faire le même travail ! C'est un gain de productivité considérable » souligne-t-il. « On peut affirmer que si nous sommes numéro 1 des organismes de formation du monde du spectacle, c'est grâce à FileMaker ! »

FileMaker est apparu comme la solution idéale à mes attentes car il m'a permis, moi qui suis non-informaticien, de développer ma propre base de données qui corresponde à mes besoins, et donc à ceux de l'entreprise. Une solution qu'aucun prestataire extérieur n'est arrivé à m'apporter
Jean-Michel Imbach — Directeur des Opérations Cifap