Solution mise en place

Aujourd'hui, M. Kusy utilise FileMaker pour centraliser toutes les informations dont l'établissement a besoin pour fonctionner. Les bases de données en réseau permettent de partager les données avec les personnes qui en ont besoin.

La gestion des protocoles, ensemble de fiches techniques, de procédures et de pratiques, est l'une des principales utilisations de FileMaker.

Une base de données permet d'accéder rapidement à ces fiches protocoles stockées au format PDF, et régulièrement mises à jour. « Les 150 protocoles de la base FileMaker sont classés dans plusieurs onglets, chacun de couleur différente. Ainsi, nous savons que l'onglet de couleur rose rassemble les protocoles d'hygiène, le rouge les protocoles médicaux et le gris les protocoles de sécurité et de vigilance. Chaque protocole ayant un nom et une référence, il est plus facile de les retrouver et nous sommes ainsi assurés que tout le monde possède la dernière mise à jour de la fiche », explique M. Kusy.

Le fichier permet également de savoir à quelle catégorie de personne le protocole s'applique, médecins, infirmiers, etc. Enfin, la date de création du protocole et la date de la dernière modification permettent de noter, si besoin, que ce protocole doit être révisé.

FileMaker est également utilisé par l'établissement pour gérer ses fiches « Incidents », c'est-à-dire les déclarations d'évènements indésirables qui se sont produits au sein de l'établissement.

« Dans notre fichier incidents, il y a une partie déclarante qui comprend des informations sur la personne concernée par l'incident, la date et le lieu de l'incident, le matériel éventuellement endommagé, la gravité de l'incident, et ce que l'on appelle le signalement c'est à dire le suivi de l'incident », explique M. Kusy.

Lorsque la fiche est saisie, elle va être traitée et passe du signalement 'déclaré', aux signalements 'en traitement' puis 'terminé' au fur et à mesure de la prise en charge de l'incident par les différentes personnes responsables.

« Ce fichier incident est un indicateur important de notre activité. FileMaker nous permet de faire des statistiques sur les motifs de l'incident et sur sa gravité, ainsi que sur les services qui ont saisi des déclarations d'incidents grâce au nombre de fiches créées dans le mois », souligne M. Kusy. « FileMaker nous simplifie les démarches puisqu'un mail automatique est envoyé aux personnes identifiées en les informant qu'une fiche a été déclarée », ajoute-t-il.

M. Kusy a également mis en place une gestion des contrats de maintenance de l'établissement : « FileMaker nous permet de gérer les 48 contrats que nous avons souscrits auprès des 31 prestataires auxquels ils sont rattachés. Nous gérons notamment les visites périodiques préventives de nos appareils, qu'il s'agisse des appareils médicaux, du parc informatique, du groupe électrogène, ou encore des postes téléphoniques », explique-t-il.

Au niveau administratif, M. Kusy a développé un outil de gestion de budget prévisionnel. Celui-ci permet de générer tous les salaires du personnel de l'établissement en fonction des éléments variables prévus conventionnellement telles que les charges sociales. Il permet également de gérer le salaire du personnel affecté sur d'autres établissements, en fonction de la spécificité de l'établissement, et d'établir des tableaux de synthèses cohérents à partir de la même base.