Editions PTC
Les Editions PTC sont, à la fois, maison d’édition et agence de communication. L’entreprise exerce son activité dans un cadre régional, plus particulièrement en Normandie où ses guides sont principalement diffusés. Les Editions PTC publient aujourd’hui entre six et huit guides par an, destinés pour certains au grand public, et pour d’autres, aux professionnels et aux décideurs.
Problématique
Cela fait maintenant une vingtaine d’année que la maison d’édition PTC a organisé les informations publiées dans ses guides papier sous forme de base de données. Même si les exigences ont depuis évolué, les principaux besoins restent inchangés. Il s'agit principalement de mettre à jour en une seule fois, les informations à paraître dans plusieurs guides ou dans d’autres supports de type numéros spéciaux, site internet, etc.
Solution mise en place
Les Editions PTC ont très rapidement choisi de développer leur solution avec FileMaker Pro. A l’époque en version 2.0, le logiciel de bases de données est devenu au fur et à mesure un outil essentiel à la bonne fabrication de leurs guides.
Béatrice Picard, Rédactrice en chef, explique : « Au-delà du choix de départ, nous avons suivi les évolutions de FileMaker Pro au fil des différentes versions, ce qui nous a permis de répondre à d'autres besoins : envois d'e-mailing, pdf, liens avec nos sites Internet. »
La maison d’édition gère aujourd’hui à peu près tout avec FileMaker Pro : courriers, devis, bons de commande, gestion des frais, gestion d’événements, etc. Mais l’utilisation principale reste l’exploitation de sa large base de données qui recense les acteurs économiques, culturels et politiques de la région.
« Nous avons une table par organisme, une table par commune et une table par contact. Toutes ces informations sont amenées à être publiées dans nos guides. Compte tenu de la richesse de notre base, nous vendons également des extractions de ce fichier », précise Mme Picard.
Afin de faciliter la mise à jour de toutes ces données, les Editions PTC ont fait appel à une société certifiée FileMaker, La Source Multimédia, pour développer un site Internet. Ainsi, chaque structure peut facilement modifier sa fiche en ligne en se connectant via un code personnel, Le site web est directement relié à FileMaker Pro, ce qui permet de récupérer automatiquement les données à jour.
« Lorsque la mise à jour des fichiers est terminée, toutes les informations sont déjà dans FileMaker. Nous faisons alors une extraction ordonnée de tout le guide, avec des feuilles de styles, ce qui nous permet de les récupérer déjà mises en page, directement dans le logiciel de PAO », ajoute Béatrice Picard.
Enfin, FileMaker permet aussi d'alimenter le site www.normandieonline.com, qui reprend, sous forme de base de données interrogeable sur Internet, les informations du Guide économique de la Normandie, sur les hommes et les structures qui comptent dans la région.
Avantages utilisateurs
Les principaux avantages pour la maison d’édition sont la souplesse et la richesse des fonctionnalités du logiciel, ainsi que le fait d’avoir la maîtrise de l’outil en interne.
Mme Picard commente : « Aujourd’hui, FileMaker est réellement au cœur de notre activité, les bases de données sont la richesse de notre entreprise. FileMaker est un très bon équilibre entre facilité d'utilisation, liberté par rapport à tout sous-traitant, et possibilités offertes. Nous avons acquis une maîtrise partagée du logiciel, ce qui pour nous est un atout » La simplicité d’utilisation du programme permet à tous leurs collaborateurs en interne, y compris à leurs stagiaires, d’être rapidement formés et d’utiliser efficacement leur principal outil de travail.
« Mon premier reflexe, quand j’ai quelque chose de complexe à réaliser en termes d’organisation, c’est de voir si je peux utiliser FileMaker. En plus, c’est pour moi un vrai plaisir de travailler avec ! »
-- Béatrice Picard, Rédactrice en Chef des Editions PTC
Contact FileMaker :
Fabienne Barro
FileMaker Southern Europe.
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