Solution mise en place
« Au départ, notre base FileMaker Pro nous servait seulement à gérer certains dossiers, et n'était utilisée que par une ou deux personnes. Ensuite, nous l'avons enrichie afin de pouvoir, par exemple, entrer nos heures de travail en fonction de chaque dossier. Puis au fur et à mesure, nous l'avons fait évoluer d'avantage jusqu'à disposer aujourd'hui d'un système très complet qui est devenu l'outil quotidien des 26 personnes du cabinet », explique Yann Landot.
Cela fait donc maintenant près de 10 ans, que Yann Landot a mis en place le système de gestion du cabinet avec FileMaker Pro et qu'il continue à le développer en fonction des besoins et de l'évolution de la structure.
Aujourd'hui, la base FileMaker Pro permet de gérer toute l'activité du Cabinet Landot & Associés. Celle–ci est constituée d'un module qui regroupe toutes les informations liées aux collectivités clientes et d'un module de gestion des dossiers où sont notés un numéro de référence, la liste des personnes chargées du dossier et la catégorie du dossier (contentieux, création de structures, contrats, etc.). Ces informations sont automatiquement retranscrites sur les communications papiers du cabinet.
« L'un des outils important de la base FileMaker Pro est notre système semi–automatique de facturation. Ce module permet d'éditer les factures en fonction de la prestation et des accords que l'on a avec le client. Chaque prestation est identifiée dans une grille de facturation et est automatiquement imputée sur la facture correspondant au dossier traité », commente M. Landot
La base FileMaker Pro comprend aussi un module statistique. Il explique : « Grâce à ce module, nous sommes en mesure de quantifier et de qualifier l'avancement de la mission, la rentabilité de notre activité à partir de divers critères. Par exemple, le montant facturé pour un dossier et le montant restant à facturer, ou bien le temps passé par personne et par dossier, etc. »
Par ailleurs, FileMaker Pro leur offre la possibilité d'annexer à chaque dossier toutes sortes de fichiers au format PDF, tableur, ou traitement de texte, tels que les comptes-rendus, les notes, ou encore des informations publiques comme les chiffres de population, etc. « Le but est que nos clients puissent, à terme, télécharger ces documents les concernant via Internet », ajoute M. Landot.
« Nous avons également un outil de communication dans lequel est noté le descriptif des dossiers traités. Cet outil nous sert notamment de référence lorsque nous répondons à des marchés publics », poursuit–il.
Afin de compléter l'outil pour leur utilisation au quotidien, un système d'alerte a été mis en place proposant des rappels sur des évènements, des actions importantes, ou sur des dates limites à respecter. Yann Landot souhaite améliorer encore ce système en développant un déclencheur automatique de ces alertes. Dans un autre registre, M. Landot prévoit aussi d'intégrer un module de gestion de congés.
Un des objectifs du Cabinet Landot & Associés étant d'apporter des services en ligne à sa clientèle, Monsieur Landot a récemment mis en place un accès Internet sécurisé réservé à ses clients. Cet accès permet ainsi de rendre accessibles certaines informations à ses clients, de leur permettre de suivre l'avancement de leur dossier et de télécharger divers documents.
