Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative

Le service des Formations et Diplômes fait partie d'une des 22 DRDJS (Direction Régionale et Départementale de la Jeunesse et des Sports) rattachées au Ministère de la Jeunesse et des Sports.

Ce service se charge principalement de la planification des formations diplômantes et de l'organisation des examens

conduisant à la délivrance des diplômes d'Etats dans le domaine de la Jeunesse et des Sports.

En quelques mots

C'est au Ministère de la Jeunesse et des Sports que toute l'organisation de la vie associative et des sports est gérée quotidiennement via plusieurs services internes et externes. Le service des Formations et Diplômes fait partie d'un des principaux relais du Ministère.

Secteur

Secteur Public

Solutions

Afin de faciliter l'organisation des informations gérées par le service Formations et Diplômes, Daniel GAIME met en place une solution de gestion intégrée publiée sur le Web avec FileMaker Pro et FileMaker Server Advanced.

Avantages

Plus grande accessibilité et meilleur partage des informations
Bonne portabilité
Simplicité de mise en œuvre et facilité d'utilisation

Problématique

Le service des Formations et Diplômes doit gérer et centraliser un volume important de données parmi lesquelles toutes les informations concernant les formations diplômantes, les examens, les diplômes et tous les renseignements annexes relatifs aux jurys et aux candidats.

Devant la multiplication de nouvelles applications à développer en interne, les solutions en place (notamment avec AppleWorks) ne donnaient plus satisfaction pour assurer la gestion de toutes ces informations. Le service des Formations et Diplômes décide alors de rechercher une nouvelle solution afin de mieux structurer les données et de les partager plus facilement.

Solution mise en place

Daniel GAIME, professeur de sport au Ministère de la Jeunesse et des Sports, chargé du développement et de la mise en place de la nouvelle solution, fait alors le choix de FileMaker Pro.

« Je cherchais un gestionnaire multifichiers pour la gestion de la délivrance des brevets d'Etat et des frais inhérents à la gestion des jurys concernés », explique Daniel GAIME. « FileMaker Pro m'a paru la solution idéale, offrant des similitudes de conception avec AppleWorks, tout en étant à la fois plus puissant, simple à mettre en oeuvre et accessible. »

Les possibilités multiplateformes de FileMaker Pro ont également été un critère déterminant dans le choix du logiciel. « Nous utilisons principalement les plateformes Apple OSX hormis pour la gestion comptable qui, elle, s'effectue dans un environnement PC. », ajoute Daniel GAIME.

Aujourd'hui, plusieurs bases de données ont été mises en place dans le service des Formations et Diplômes : une base est consacrée au suivi des formations pluridisciplinaires, une autre permet de gérer les examens sportifs, et une dernière de gérer le suivi des diplômes. Par ailleurs, toute l'organisation et la gestion des jurys et des candidats dans le cadre des examens sportifs (coordonnées, frais de déplacements...) sont gérés avec FileMaker Pro.

Avantages utilisateurs

La simplicité d'emploi de FileMaker Pro a facilité l'apprentissage de l'utilisation du logiciel en interne. Au vue de son aspect pratique et de son bon fonctionnement, c'est désormais une dizaine de collaborateurs qui l'utilisent dans le service.

Grâce à l'accessibilité de FileMaker Pro, d'autres services externes profitent également des solutions mises en place. En effet, depuis l'acquisition de FileMaker Server Advanced, la licence Serveur Web, les bases de données du service des Formations et Diplômes sont accessibles en ligne, permettant ainsi un meilleur partage des informations.

« Les directions départementales, les mairies et autres organisations administratives peuvent plus facilement et plus rapidement vérifier, par exemple, l'authenticité des diplômes. Ainsi, il n'y a plus de longue attente téléphonique, c'est du temps de gagné pour tout le monde », conclut l'enseignant.

La force de FileMaker, en tout cas pour nous, demeure son accessibilité : accessible par le Web, accessible par sa fonction multiplateforme et accessible à tous par sa simplicité
— Daniel Gaime, Professeur de sport au Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative

Contact FileMaker :

Fabienne Barro
FileMaker Southern Europe.
fabienne_barro@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

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