Solution mise en place

Pour la gestion des réunions du conseil municipal, la base de données mise en place avec FileMaker référence les données indispensables à l'édition de la dizaine de documents nécessaires : elle permet de générer un envoi automatique, à partir des coordonnées des conseillers et des journalistes conviés, les invitations pour le conseil privé et les convocations pour la réunion publique avec leur ordre du jour et le contenu des délibérations proposées.
A partir de ces données, complétées des paramètres du conseil public (dates diverses, présents,...), le programme permet d'éditer directement l'affichage officiel, la feuille de présence, le compte rendu officiel et celui qui sera affiché. Ultérieurement, il permet d'éditer, à la demande, les caractéristiques d'une délibération particulières.

La police municipale tire aussi profit de FileMaker grâce à un autre programme pour la gestion de différents documents (au format réglementaire) : main courante, comptes-rendus, rapports, courriers... avec incorporation de photos et analogues.

« FileMaker Pro s'est avéré tellement simple et convivial pour quelqu'un comme moi qui n'est pas du tout informaticien, que j'ai commencé à créer ma base de contacts, puis des bons de livraison et à gérer mes dossiers », confie t-il.

Afin d'améliorer et de faciliter l'organisation de la municipalité, il a aussi été mis en place trois autres applications FileMaker, l'une pour le cimetière communal, une autre pour des boucles d'amarrage sur le lac d'Annecy et une dernière pour la gestion des stocks de produits d'usage récurrent :

• La base de gestion du cimetière communal regroupe de nombreuses informations, telles que : le nom du propriétaire, le nom des occupants, le nº de l'emplacement, la durée de la concession, etc. « Un système d'alerte se déclenche lorsque la durée de la concession est proche de son terme. Le système apporte ainsi un suivi précis et parfaitement à jour de l'état des concessions », ajoute « PhM ».
• La base de gestion de boucles d'amarrage du lac d'Annecy permet de gérer les emplacements des bateaux et leurs attributions. Elle recense les coordonnées des candidats intéressés par une place, ainsi que celles des titulaires déjà placés et répertorie les caractéristiques des bateaux et les noms des propriétaires.
• Dans un autre cadre, « PhM » a mis en place une application de gestion pour une petite imprimerie. La base de données comporte un fichier client, un fichier fournisseurs et un fichier enregistrant les coûts élémentaires de toutes commandes potentielles (fournitures, main d'œuvre, frais fixes, amortissements, marges...). Il édite ensuite le courrier de proposition. En cas de succès, le programme établira la facture et élaborera des éléments de tableau de bord.