Solution mise en place

Virginie Girard a fait confiance à Marenka - agence de services, de développement logiciels, de formation et d'audit pour les métiers du spectacle vivant - pour la mise en place d'une solution de gestion spécifiquement développée pour leurs besoins.

« Nous avons choisi de proposer FileMaker à Virginie Girard et au Théâtre de la Cité Internationale car c'est pour nous un outil fiable qui permet un grand confort de développement. Nous leur avons fait connaître le logiciel et ils l'ont tout de suite adopté », explique Marie Fleismaher, Chargée d'Etudes chez Marenka. « Nous avons écrit le cahier des charges ensemble et avons passé beaucoup de temps avec eux pour évaluer leurs besoins »

En 6 ans de collaboration entre Marenka et le Théâtre de la Cité Internationale, la solution de gestion mise en place avec FileMaker n'a cessé d'évoluer au fil des besoins du Théâtre.

« Au départ, nous gérions avec FileMaker toute la partie budgétaire et administrative du Théâtre, notamment les différents types de contrats. Par la suite, nous avons eu besoin de prendre en charge la partie technique pour gérer toutes les planifications, notamment celles des intermittents et des vacataires en fonction des spectacles », explique Mme Girard.

Aujourd'hui, la base de données développée avec FileMaker est très complète et permet de gérer l'ensemble de l'activité du Théâtre de la Cité Internationale : spectacle, programmation, maintenance, etc. Toutes les informations déliées à chaque activité y sont centralisées :

• Module spectacle : l'administratif, les budgets par spectacles, les budgets récapitulatifs, l'accueil compagnie - voyages, hébergements, repas, défraiement, équipe artistique, planning, feuille de route - et leurs propres contrats.
• «  Nous avons personnalisé tous les contrats de cession, de co-production, de co-réalisation et même ceux passés avec les artistes pour le Théâtre de la Cité Internationale  », souligne Mme Fleismaher.

• Module gestion du personnel d'accueil et des permanents : plannings de gestion du temps de travail, annualisation des permanents, engagement du personnel vacataire (en particulier les ouvreurs), planning du personnel et des salles, contrats etc.
• «  Avec la base FileMaker, nous avons à présent la possibilité d'envoyer directement les plannings par email à chacun des membres du personnel et des permanents  », ajoute Mme Girard.

Tous les plannings, des salles et du personnel, sont reliés sous forme de sous-catégories au planning principal de gestion du Théâtre.

• Module technique : planification des intermittents et des salles, plannings prévisionnels, les cachets ainsi que les contrats d'embauche pré-remplis des intermittents et des techniciens.

Les informations présentes dans ce module sont également liées les unes aux autres. Ainsi, le contrat est automatiquement complété en fonction de l'intermittent concerné et de l'activité à laquelle il a été affecté. Il en est de même pour les feuilles d'heures de service.

• «  Le module technique est l'un des derniers modules mis en place par Marenka à notre demande. En effet, le nombre d'intermittents engagés étant de plus en plus important, nous avons réfléchi ensemble à un module spécifique qui puisse partager et gérer ces informations  », précise Mme Girard.

La base FileMaker permet également aux équipes du Théâtre de la Cité Internationale de gérer les bons de commande de matériel et d'archiver toutes les informations de façon automatique.