Théâtre Paris-Villette

Fondé il y a plus de 20 ans, le Théâtre Paris-Villette est un théâtre d'arrondissement situé dans le 19ème à Paris sur le Parc de la Villette. Il fait partie des 6 théâtres municipaux subventionnés par la Mairie de Paris.

Le Théâtre Paris-Villette dispose de 3 salles d'une capacité de 38 à 200 places, dans lesquelles est proposée une programmation théâtrale de la scène contemporaine.

L'équipe se compose de 7 personnes. Valérie Perriot-Morlac, secrétaire générale de théâtres, est également en charge de la communication et des relations publiques au sein du Théâtre Paris-Villette.

En quelques mots

Fondé il y a plus de 20 ans, le Théâtre Paris-Villette est un théâtre d'arrondissement situé à Paris sur le Parc de la Villette. Il fait partie des 6 théâtres municipaux subventionnés par la Mairie de Paris et dispose de 3 salles d'une capacité de 38 à 200 places.

Secteur

Culture

Solutions

Le théâtre Paris Villette gère, grâce à FileMaker, sa base de données de spectateurs et de réservations pour une meilleure communication et une plus grande efficacité.

Avantages

Simplicité
Puissance

Problématique

« Les bases de données sont des outils essentiels pour les théâtres », explique Valérie Perriot-Morlac. « Au théâtre Paris-Villette nous avions déjà une base de données FileMaker Pro qui fonctionnait plutôt bien. Cependant, cette base datait de plusieurs années et nous avons pris conscience qu'il était temps de la faire évoluer. En effet, nous souhaitions pouvoir automatiser l'intégralité du processus de réservation afin d'avoir un outil parfaitement intégré et gagner en productivité.»

Convaincu à la fois par la puissance et la simplicité d'utilisation de FileMaker, le Théâtre Paris-Villette a donc choisi de mettre à jour sa base de données existante en passant à la dernière version du logiciel, et en y incluant des fonctionnalités propres à leurs besoins. Chargée de mettre en place cette nouvelle application, Valérie Perriot-Morlac a fait appel à Jean-Christophe Poutard, développeur chez AFMT, pour collaborer ensemble sur ce projet.

« L'objectif premier de Mme Perriot, qui était à l'initiative de ce projet, était de pouvoir gérer de façon extrêmement simple l'ensemble des spectateurs du Théâtre Paris-Villette », souligne M. Poutard.

Solution mise en place

Aujourd'hui, la nouvelle application FileMaker est structurée en deux grandes sections :

Spectateurs : toutes les informations concernant la fréquentation ainsi que les coordonnées des 8.000 spectateurs du Théâtre Paris-Villette y sont notées. Les spectateurs sont répertoriés dans 3 catégories pour les différencier et les retrouver plus facilement :
- les spectateurs individuels : les spectateurs qui viennent ponctuellement.
- les spectateurs protocolaires ou invités : tous les contacts particuliers (directeurs de théâtre, amis ou famille des artistes, etc.)
- les spectateurs groupe : les groupes scolaires, universitaires, les comités d'entreprises, etc.
« Ces informations me permettent par exemple de savoir à quels spectacles a assisté un spectateur, à quel moment il est venu, s'il est venu seul ou en groupe, sa fréquence de visite, etc. » ajoute Mme Perriot-Morlac. « En visualisant ainsi l'historique d'un spectateur je peux établir diverses statistiques sur la fréquentation ».
Réservations : « Dès que le spectateur réserve pour un spectacle, nous créons une liste avec les coordonnées du spectateur, le tarif du spectacle et, s'il le souhaite, une observation sur un placement préféré », explique Mme Perriot-Morlac. Il est aussi possible, en tapant les 3 premières lettres d'un mot, d'accéder directement aux têtes d'affiche, à la liste des spectacles, à un calendrier pour connaître le nombre de places, payées ou non, etc. « Nous avons vraiment essayé de privilégier la facilité et le gain de temps. Je pense par exemple à un bouton très simple "liste du soir" qui, lorsque l'on clique dessus, imprime la liste du soir avec toutes les observations dont on a besoin », ajoute Mme Perriot-Morlac. Pour la salle du Théâtre Paris-Villette comportant des places numérotées, un système de gestion des places a été prévu. En effet, l'intégration du plan de cette salle permet de choisir son siège au moment de sa réservation, de placer ensemble un groupe de spectateurs, ou encore de privilégier un bon emplacement pour un spectateur particulier.

« Nous avons également mis en place un système de recherches croisées à partir des informations répertoriées dans les 2 grandes sections de notre base », précise Mme Perriot-Morlac. « Cela nous permet de communiquer différemment avec nos spectateurs, de façon plus personnalisée. Nous pouvons leur envoyer nos communications directement par email à l'aide d'un simple bouton ». L'autre grande nouveauté pour le Théâtre Paris-Villette a été l'optimisation de la réservation par téléphone. « Nous pouvons à présent enregistrer la réservation directement sur une fiche FileMaker dès l'appel du spectateur », ajoute-t-elle.

Avantages utilisateurs

Les connaissances du secteur théâtral de Valérie Perriot-Morlac alliées aux compétences informatiques et développement de Jean-Christophe Poutard, ont permis une collaboration optimale pour ce projet. « Je suis particulièrement contente de la façon dont nous avons mené ce projet de refonte de la base de données avec Jean-Christophe Poutard », souligne Mme Perriot-Morlac. « Je trouve que nous avons réalisé ensemble un travail très satisfaisant qui apporte aujourd'hui un résultat très intéressant pour le Théâtre Paris-Villette ».

FileMaker est un bel outil, d'une facilité et d'une simplicité d'utilisation que j'ai trouvées très agréables ! C'est très simple et très compréhensible pour les novices
— Valérie Perriot-Morlac, secrétaire générale et en charge de la communication et des relations publiques

Contact FileMaker :

Fabienne Barro
FileMaker Southern Europe.
fabienne_barro@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

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