Solution mise en place
« La solution a été développée à partir d'un template FileMaker existant que nous avons complètement adapté aux besoins de Vetosafe. La société étant récente, elle n'avait pas de système préexistant mais M. Baroghel a établi un cahier des charges détaillant précisément tous les besoins de Vetosafe », commente Alexandre Vacher, développeur chef de projet chez Ima'Diff.
La solution de gestion développée par Ima'Diff avec FileMaker est structurée comme suit :
- une base « centrale » FileMaker Pro hébergée et accessible depuis n'importe quel poste de travail ;
- une base « nomade » FileMaker Go for iPad, version allégée de la version « centrale » et adaptée à chaque commercial ;
- un site Internet de présentation et de vente en ligne qui fait appel en direct et en permanence à la base de données « centrale ».
« La base de données FileMaker centralise l'ensemble des offres en termes de produits et de services ainsi que les différents contacts, soit toute l'action commerciale proprement dite : le suivi de l'activité des commerciaux en termes de visites, de rendez-vous, etc. ainsi que le cycle de vente avec les commandes, leur exécution, la facturation... », ajoute M. Baroghel.
La base centrale FileMaker se compose de la façon suivante :
- Annuaire : répertorie l'ensemble des contacts fournisseurs et clients (cliniques vétérinaires, cabinets vétérinaires) « Pour cette partie, nous avons directement importé les contacts d'un répertoire officiel dans la base FileMaker », explique M. Baroghel.
- Pour chaque société, l'annuaire rassemble ses coordonnées, ses contacts, les informations concernant son accès à la boutique en ligne du site Internet Vetosafe, ses commandes et ses factures.
- Catalogue de produits : contient l'ensemble de la gamme de produits (hygiène, nettoyage, désinfection, etc.) revendu par Vetosafe.
- « Dans cet onglet, on retrouve principalement l'identification du produit (libellé, référence, famille, description), le fournisseur du produit, des visuels, les prix et l'état des stocks », explique M. Baroghel.
- Catalogue des services : répertorie l'ensemble des services proposés par Vetosafe. « Vetosafe propose des services très variés tels que des certificats d'analyses bactériologiques qui permettent d'établir un diagnostic initial ou de suivre les progrès réalisés, ou encore des formations du personnel conformes aux programmes de l'OPCA PL, centrées sur l'entretien spécifique des cabinets et cliniques vétérinaires », commente M. Baroghel.
Le catalogue des services se compose principalement de rubriques d'identification et d'informations, prix et fournisseur.
- Gestion des commandes : regroupe les données de l'annuaire, des catalogues produits / services et de facturation. Les commandes sont saisies par les commerciaux.
- Gestion de la facturation
- Gestion des incidents : « L'onglet "Gestion des Incidents" regroupe l'ensemble des incidents liés àune commande, par exemple un produit défectueux, un retard de livraison, etc. », explique M. Baroghel.
Cet onglet permet à chaque membre de l'équipe Vetosafe de suivre un incident de façon très réactive jusqu'à sa clôture. Il permet d'identifier les dossiers d'incident, de savoir à qui il est affecté et de le résoudre le plus rapidement possible. « Nous sommes également capables de connaître à tout moment le nombre d'incidents en cours, la durée moyenne d'ouverture d'un incident, sa typologie, etc. Toutes ces informations nous permettent d'analyser ensuite les causes, et de déterminer si nous avons plus de soucis avec un produit en particulier, ou avec une région, etc. », ajoute M. Baroghel.
La base centrale FileMaker est également accessible sur l'iPad des commerciaux de Vetosafe, via l'application FileMaker Go. « Lorsque FileMaker Go for iPad a été annoncé et disponible sur le marché, nous nous sommes tout de suite dit que ce serait quelque chose de très intéressant pour Vetosafe, nos commerciaux étant équipés d'iPad », explique M. Baroghel.
Les cinq commerciaux terrain de Vetosafe qui visitent en permanence les cabinets vétérinaires, sont équipés d'une réplique de la base centrale FileMaker sur leur iPad. Ils gèrent ainsi facilement leur activité avec FileMaker Go for iPad, ils peuvent par exemple saisir directement les informations de commandes ou mettre à jour les contacts clients et fournisseurs sans attendre leur retour au bureau.
Thierry Baroghel souligne « Toutes les données sont régulièrement synchronisées avec le serveur FileMaker grâce à Ima'Diff qui a développé pour nous un système de synchronisation original avec la base centrale. FileMaker Go for iPad est à la fois une solution économique et une sécurité ! »
Enfin, l'application de gestion est également liée au site Web marchand de Vetosafe. En effet, le site de vente en ligne de Vetosafe fait appel en direct et en permanence à la base de données FileMaker pour accéder aux catalogues de produits et de services de la société.
« La particularité du développement de cette partie du projet a été de rendre disponible sur le site Internet de Vetosafe les fiches produits et services (images, documents pdf...) importées sur la base centrale FileMaker. Pour cela, nous avons dû effectuer une programmation technique spécifique mais intéressante », explique M. Vacher.
« C'est un atout important d'avoir le même catalogue produits sur le site Internet et sur notre base centrale. Grâce aux possibilités de FileMaker, nous n'avons pas eu besoin de mettre en place de mécanismes laborieux de synchronisation », ajoute M. Baroghel.
