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La gestion des bases de données ou la simplification de votre vie et de votre travail au quotidien

Un système de gestion de base de données est un outil logiciel pour PC, Mac ou appareil mobile qui vous aide à organiser vos activités, votre entreprise ou encore votre vie personnelle.

Gestion de base de données

Un système de gestion de base de données vous permet d'organiser tout type d'informations, notamment :

  • Des personnes : clients, salariés, étudiants, association de propriétaires ou club de randonnée.
  • Des projets : évaluation du personnel, présentation d'un nouveau produit, réaménagement de votre bureau ou entretien de votre voiture.
  • Des actifs : stocks ou cave à vins.
  • Des images : photos des produits, dessins numérisés ou vidéos.

Les informations que vous stockez dans votre système de gestion de base de données prennent la forme de texte, de photos, de fichiers PDF, de fichiers audio, d'illustrations, autant dire quasiment tous les types d'informations qu'il est normalement possible de stocker sur un poste de travail.

En quoi un logiciel de gestion de base de données est-il différent d'une feuille de calcul ?

Il est vrai que les logiciels de gestion de base de données et les feuilles de calcul se ressemblent, mais ils présentent néanmoins de profondes différences.

Une feuille de calcul excelle dans le traitement des données chiffrées, mais présente bien des lacunes dans la gestion d'une base de données. Les feuilles de calcul vous permettent de modifier une valeur numérique, un taux d'intérêt par exemple, et de visualiser l'impact sur les autres valeurs chiffrées. C'est très appréciable. Cependant, certaines personnes utilisent les feuilles de calcul à tort comme système de gestion de base de données pour gérer des listes, par exemple l'agenda d'un projet, leurs stocks ou des coordonnées.

database management

Sachez répondre aux questions et résoudre les problèmes. Avec un système de gestion de base de données, vous pouvez vous poser des questions du type « quels sont les clients habitant en région parisienne qui n'ont passé aucune commande depuis plus de trois mois ? ». « Qui a commandé le jeu A mais n'a pas commandé le jeu B ? » « Qui est arrivé en tête de la randonnée organisée en forêt de Fontainebleau ? » « Quelles sont les similitudes et les différences en termes de performances entre les CM1 et les CM2 ? »

Link related data

Associez les données connexes. Partons du principe que vous gérez un club de gym avec différents types d'adhésion. Si vous notez les cotisations mensuelles de chacun de vos membres dans une feuille de calcul, vous devrez les mettre à jour manuellement à chaque changement. Avec un système de gestion de base de données, vous pouvez créer une table qui intègre le nom de l'adhérent et son type d'adhésion, puis lier cette table à une autre table contenant le montant des cotisations. C'est depuis cette seconde table que vous modifiez les cotisations. C'est ce que l'on appelle une base de données relationnelle.

View your data in different ways

Affichez vos données de différentes manières. Les systèmes de gestion de base de données vous permettent d'afficher vos données sous forme de listes, de tables ou de formulaires attractifs qui prennent l'aspect de vos formulaires papier.

Link to information on the web or in other company databases

Etablissez un lien avec des informations disponibles sur le Web ou dans d'autres bases de données d'entreprise. Si votre base de données contient par exemple une rubrique correspondant à un numéro d'expédition, affichez en temps réel le statut d'expédition depuis le site Web de FedEx.

Share data with others

Partagez vos informations. Libre à vous de partager vos données avec d'autres personnes dans votre entreprise, vos clients et vos partenaires commerciaux. Pour cela, commencez par créer une base de données Web.

Comment utiliser un système de gestion de base de données ?

L'utilisation d'un système de gestion de base de données se fait en trois temps :

  1. Créez une base de données. Tous les systèmes de gestion de base de données vous permettent de concevoir une base de données de toutes pièces. Les bases de données simples d'utilisation permettent également de démarrer à partir de modèles ou de feuilles de calcul existantes. Certaines bases de données Mac sont associées aux événements et tâches de iCal Tasks et au Carnet d'adresses.
  2. Concevez des formulaires électroniques où vous pourrez saisir et afficher vos données.
  3. Utilisez votre système de gestion de base de données pour stocker vos informations, les rechercher, générer des rapports et des étiquettes de publipostage, envoyer des emails, etc.

Quelles sont les connaissances nécessaires pour utiliser un système de gestion de base de données ?

Les premiers systèmes de gestion de base de données exigeaient une certaine expertise pour leur configuration. De nos jours, vous sont proposés des systèmes de gestion de base de données simples d'utilisation qui facilitent la création des bases de données, même si vous êtes entièrement novice à ce sujet. Que vous gériez un projet personnel ou professionnel, un système de gestion de base de données vous permet de passer moins de temps sur les détails et plus de temps sur la gestion de votre activité.

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